Тайм Менеджмент: Практические Советы По Управлению Временем Для Менеджеров И Руководителей!

Несколько простых, но действующих советов по тайм менеджменту для руководителей и менеджеров небольших отделов (5-10 человек). Также посвящается всем, кто не может, не умеет или по любым другим причинам не в состоянии уходить с работы вовремя, но хочет избавиться от этой зловредной привычки!

Пару слов о себе. Меня зовут Иван Клименко. Я консультант по вопросам карьерного роста и финансовой грамотности, коуч самореализации. В этой статье я поделюсь с вами простыми и эффективными инструментами тайм менеджмента, которыми пользуюсь сам, и которые рекомендую своим клиентам. Читайте и применяйте!

Обидно, когда ты пашешь в три погибели, а тебе за это дополнительно не платят. Один мой знакомый регулярно пересиживает на работе от одного до трех часов дольше. При этом начальство находится за границей, и о его героических подвигах, фактически, знает только он. Самое интересное, что он сам не хочет засиживаться на работе. Но регулярно остается еще на один-два часика. И ничего с этим поделать не может. Я посвящаю эту статью ему, и многим другим трудягам, которые хотели бы научиться более эффективно управлять своим временем, или, как сейчас модно говорить - освоить принципы тайм менеджмента.

Итак, наша цель – научиться уходить с работы вовремя, а если и засиживаться, то только в случае если нам за это доплачивают. Итак, приступим к ознакомлению с простыми, но эффективными методами тайм менеджмента.

Вот, что вы можете сделать для того, чтобы уходить с работы вовремя УЖЕ СЕЙЧАС.

Как только начинается ваше рабочее время – возьмите ручку и бумагу, и напишите весь список неотложных дел, которые вы должны ОБЯЗАТЕЛЬНО сделать на текущей смене. Напротив каждого задания напишите, примерно, сколько у вас уйдет времени на ее выполнение. Во время выполнения своих служебных обязанностей, когда у вас появляется свободное время, возвращаетесь к этому списку, выбирайте задачу, и ставьте напоминалку согласно выделенному времени. Если выполнить задачу в срок не удалось, либо переходите к следующей задаче, а эту откладывайте на следующий рабочий день, либо перенесите на другой день одну или несколько других нетронутых задач.

ВАША ЦЕЛЬ убедится в том, что вы физически вписываетесь в длину своей смены, и при этом не перенабираете себе лишних задач. Вот такой вот нехитромудрый подход в управлении временем поможет вам быть более организованным, а значит уходить с работы раньше, и выполнять при этом больше. Идем дальше.

Как бороться с отвлечениями?

Для хорошей концентрации, нужно заниматься одним делом в одну единицу времени. Поэтому для эффективного расходования своего времени, постарайтесь воздержаться от бесед с сотрудниками, во время того, как вы занимаетесь ответственной задачей. Когда вы отвлекаетесь на разговоры, вы на самом деле теряете уйму времени, т.к. вам нужно переключать внимание на то, что вам сказали, ответить собеседнику, потратить время на возвращение своего внимания, а этом все секунды, которые перерастают в минуты, и что не удивительно – вы теряете 1-2 часа своего времени, которые и возмещаете, когда пересиживаете. Для эффективного тайм менеджмента - разговорчики в сторону. Сосредоточьтесь на задаче, и оставьте разговоры на обеденный перерыв.

Что же делать, если задач больше, чем у вас есть сил и времени, и вы при этом все равно не желаете пересиживать?

В таком случае - делегируйте! Передавайте свои задачи своим подчиненным и коллегам. Попросите о помощи у ваших коллег. Если вы лидер в команде или руководитель – это не значит, что вы должны работать больше и получать столько же денег. Наоборот – вас наделяют полномочиями и дополнительной ответственностью, чтобы вы максимально повысили эффективность работы свое команды. А значит, вам просто необходимо передавать некоторые задачи, порученные вам. Делегируйте! Вы же руководитель!! Вот и руководите людьми в своей команде. Тогда у вас появиться больше свободного времени под критические задачи. В отчете руководству, вы можете упомянуть, что вам помог такой-то коллега.

Что делать если вовремя уходить не получается никак?

Тайм менеджмент - не волшебник, и в некоторых случаях бессилен. Поэтому единственным вашим выходом будет экстенсивное развитие - потратить еще больше времени. В таком случае, обязательно обращайтесь к руководству с просьбой о включении дополнительных часов к вашей ставке. Если вы заключали контракт – ссылайтесь на то, что в контракте указано столько-то часов, а вы пашете, к примеру, в 1,5 раза больше. Ну а если вы работаете по трудовому кодексу, ссылайтесь на него. Вас не слушают и не обращают внимания на ваши просьбы? Я советовал бы подыскать себе другую работы, где вас будут уважать и ценить больше.

Как еще можно повысить личную эффективность при помощи тайм менеджмента?

Когда руководство поручает вам задание, обратите внимание на то, в компетенции ли вы его выполнить, и относится ли оно к вашим (прямым) обязанностям. Многие руководители любят откровенно наглеть, и поручать своим подчиненным совершенно разные не относящиеся к профессиональным обязанностям поручения. Если вам кажется, что вам поручили именно такое задание – поделитесь с руководителем своими мыслями, обсудите с ним возможность перемещения задачи на кого-то другого. В этом нет ничего стыдного и неправильного.

Если вам дадут швабру и ведро и скажут вымыть пол в офисе, потому что грязно. Вы возьметесь за работу?

Так почему же вы беретесь за другие задачи, не имеющие отношения к вашим прямым обязанностям?! Знайте свои права. Есть вероятность, что к вам прислушаются, но для этого нужно открыть рот, и высказать свое мнение. Тысячу раз на своем личном опыте убеждался, что если не спросить - то точно никаких изменений не будет. А если спросишь, то начнется, как минимум диалог. Будьте смелее!

Что может помочь вам в выполнении промежуточных задач вовремя?

Тайм менеджмент рекомендует использовать напоминалки. Они есть в мобильниках, в электронных календарях, на компьютере, в форме различных программ, в карманных компьютерах и т.д. Проблема пересиживания заключается в том, что вы не контролируете время, потраченное на конкретные задачи. Когда у вас будут сроки по времени – вы будете более дисциплинированными. Вспомните школу и университет. На написание контрольной отводится ограниченное количество времени – это стимулирует, напоминает тебе о том, чем надо заниматься. Подстегивает и концентрацию, и скорость мышления. Можете даже обзавестись песочными часами. Только бы вам это помогло!

Ну а мы идем дальше и познакомимся с последним на сегодня инструментом тайм менеджмента, который поможет вам в эффективном управлении временем во многих остальных ситуациях.

Что делать если все это не помогает?

Шучу. В таком случае, вам нужна подотчетность. Управлять своим временем будет проще, если вы выберите себе человека, который будет контролировать ваш прогресс во времени. Нарушить обещание, данное другому человеку сложнее, чем нарушить свое. Себя мы чаще прощаем, понимаем, а вот нарушить обещание данное другому человеку вызывает стыд, ощущение неудобства и подстегивает ответственность, поэтому этот негативный эффект помогает быть более дисциплинированным. Подводить людей неприятно. Поэтому, прибегайте к подотчетности, если ничто другое не помогает. Попросите коллегу проконтролировать результаты вашей работы в назначенное время. Не думайте, что это показывает вашу безответственность. Наоборот, вы проявляете максимум ответственности, просто форма помощи, к которой вы прибегаете, предполагает внешнюю помощь. Уверен на все 100% - это повысит ваши шансы на успех. Сам частенько прибегаю к этому методу повышения личной эффективности, если другие "заклинания" тайм менеджмента не помогают.

Буду рад слышать о ваших успехах и до встречи!

--

Искренне,

Иван Клименко

Консультант и коуч по карьерному росту и самореализации

Если вы знаете человека, которому, по вашему мнению, может помочь прочтение этой статьи - будьте добры, поделитесь с ним ссылкой. Не думайте, что если кто-то прочтет эту статью, то у вас прибавится конкурентов. Наоборот, человек будет вам благодарен за то, что вы вспомнили о нем, уделили ему внимание.

Если вам есть, что сказать или спросить, оставляй свой комментарий (внизу этой страницы). В обсуждении можно прояснить множество непонятностей и сомнений.